Vous avez certainement fait, comme moi, l’un des constats suivants :
- vous recevez beaucoup trop d’emails
- votre téléphone souvent trop ou pas assez souvent
- vous avez peu ou trop de réunions (face à face ou téléphonique)
- vous avez souvent plus de 3 discussions WebEx Connect en simultanné
Si c’est le cas, je vous propose de lister, par canal de communication, ceux que vous considérez comme polluant et ceux qui ne sont pas assez utilisés à votre goût.
Notre messagerie électronique est un outil complexe et j’ai vu son avènement et ses travers durant les 15 dernières années. Or nous sommes nombreux à n’avoir jamais reçu de formation quant à l’utilisation de ce nouvel outil ni à sa place vis-à-vis des autres canaux de communication.
Avant: Mon téléphone sonnait rarement alors que l’on m’envoyait des emails urgent attendant ma réponse dans les 2 heures.
Constat: Je ne considére pas l’email adapté à l’instantanné ni à l’urgence. De mon point de vue c’est juste un support pour échanger des informations.
Après: J’ai demandé à mes interlocuteurs d’utiliser un canal adapté à l’urgence. Sinon l’email est toujours accompagné d’un chat ou d’un appel rapide de la personne.
Afin de ne pas se laisser submerger par la frénésie de vos emails et mieux utiliser les autres canaux, je vous propose la réflection suivante :
- Comprendre comment nos interlocuteurs utilisent nos canaux de communication. Par exemple cherchez à savoir qui nous envoi des emails et pourquoi
- Trouver quel autre canal pourrait être utilisé (en remplacement ou en complément). Mes webex durant plus de 5 minutes se transforment toujours en appel téléphonique
- Se définir des modes de fonctionnement (à quelle fréquence vous ouvrez votre messagerie, comment utiliser votre portable, votre agenda, …) et les communiquer
- Optimiser l’utilisation de sa messagerie
- Désactiver la fenêtre à la réception de chaque email
- Mettre en évidence les emails avec des règles automatiques
- Se désincrire des notification automatiques réseaux sociaux et prendre le temps d’y aller régulièrement
- Classer les emails que nous lirons plus tard ainsi votre Inbox est votre focus
- Toucher un email veut dire faire une action: Réaliser le travail (Dot it), Supprimer après lecture (Delete it), Transférer l’action à la bonne personne (Deleguate it), Planifier pour le traiter plus tard (Defer it) (le transformer en réunion ou tâche Outlook et supprimer l’email)
- Faire la part des choses importantes et/ou urgentes
En conclusion, si vous envoyez moins d’emails, il y a de fortes chances que vous en receviez également moins.